Sähköinsinöörikillan 60v vuosijuhlasitsien ilmoittaumislomake

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä 8.8.2025.

1. Rekisterinpitäjä

Sähköinsinöörikilta ry
PL 4500
90014 Oulun Yliopisto
Y-tunnus: 1635095-3
Yhdistysrekisterinumero: 112864
Kotipaikka: Oulu

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Ylläpitäjä Elisa Palola
‹root@sik.fi›

3. Rekisterin nimi

Tapahtumaan Sähköinsinöörikillan 60v vuosijuhlasitsit ilmoittautuneet.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötiedot kysytään tapahtumaan haluavilta henkilöiltä. Paikkoja on rajoitetusti, joten on pystyttävä erittelemään tapahtumaan ilmoittautuneet. Henkilötietoja kerätään, jotta tapahtumaan ilmoittautuneille voidaan tiedottaa tapahtumaan liittyviä asioita, ja että heidän toiveensa esim. tarjoilun ja istumapaikan suhteen voidaan ottaa huomioon tapahtuman järjestelyissä.

5. Rekisterin tietosisältö

Ilmoittautumisen yhteydessä rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

• Etunimi sekä sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Lippuvaihtoehto (jäsen/alumnijäsen/muu)
• Taho, jota ilmoittautuja edustaa
• Haluaako ilmoittautuja osallistua Coctail-tilaisuuteen
• Haluaako ilmoittautuja esittää tervehdyksen Coctail-tilaisuudessa
• Alkumaljavaihtoehto
• Viinivaihtoehto
• Kahvinkaverivaihtoehto
• Haluaako ilmoittautuja osallistua sillikselle
• Mahdolliset erikoisruokavaliot ja ruoka-aineallergiat
• Vapaa sana, esim. istumapaikkatoive
• Haluaako ilmoittautuja ilmoittautua avecin kanssa
• Avecin etunimi sekä sukunimi
• Avecin sähköpostiosoite
• Haluaako avec osallistua Coctail-tilaisuuteen
• Avecin alkumaljavaihtoehto
• Avecin viinivaihtoehto
• Avecin kahvinkaverivaihtoehto
• Haluaako avec osallistua sillikselle
• Avecin mahdolliset erikoisruokavaliot ja ruoka-aineallergiat
• Haluaako ilmoittautuja antaa luvan nimensä julkaisuun ilmoittautuneiden listalla

Tietoja käsitellään täysin erillisenä, eikä niitä yhdistetä muihin tietoihin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään tapahtumaan osallistuvilta ilmoittautumislomakkeen yhteydessä.

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille ainoastaan yleisen tietoturva-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisissa tilanteissa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa killan omilla palvelimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Sähköinsinöörikilta ry:n vastuuhenkilöiden toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi vaatia tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa yhteydenottoihin viimeistään viikon kuluttua.

10. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterin tietoja säilytetään kaikkien osallistujien osalta tapahtumaan asti ja tapahtuman jälkeen tiedot poistetaan viikon kuluessa. Yksittäisten henkilöiden tietoja voidaan säilyttää tilanteissa joissa tapahtumajärjestäjällä on henkilöön kohdistuvia vaatimuksia tapahtumaan liittyen (esimerkiksi maksamaton maksu, vahingonkorvaus tai muu rinnastettava syy).